Política de Privacidade

Esta Política explica como o RoomAlly trata dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD). Ao criar a sua conta, você confirma que leu este documento marcando o aceite; guardamos a data, o horário, o endereço IP e a versão aceita.

1. Quem somos e Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO)

O RoomAlly é um sistema de gestão de espaços e salas (reservas, preços, horários, cobrança e integração com agendas) oferecido por Kennedy Eduardo da Silva ME, inscrita no CNPJ 12.773.064/0001-04, que atua como KnD Assessoria em Informática, com sede em Hortolândia/SP (“nós” ou “RoomAlly”).

Em cumprimento ao art. 41 da LGPD, informamos os dados do nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO):

• Encarregado: Kennedy Eduardo da Silva
• Canal de atendimento e contato: admin@roomally.com.br

Se tiver dúvidas sobre como tratamos os seus dados ou quiser exercer os seus direitos previstos na LGPD, entre em contato diretamente com o Encarregado pelo e-mail acima.

2. Nosso papel e o papel do Gestor

• Em relação aos dados dos Gestores e colaboradores que criam contas no RoomAlly, nós somos controladores. No plano Scale, o Gestor pode convidar outro Gestor para administrar o mesmo Espaço (cogestor); ambos têm o mesmo acesso pleno aos dados do Espaço e dos clientes dele.
• Em relação aos dados dos clientes finais que o Gestor cadastra e convida (nome, documentos, endereço, reservas etc.), o Gestor é o controlador e o RoomAlly atua como operador, tratando os dados apenas para prestar o serviço, conforme as instruções do Gestor. Se você é cliente de um Espaço e quer exercer seus direitos, fale primeiro com o Gestor do seu Espaço; nós ajudamos no que for preciso.

3. Dados que tratamos

• Conta: nome, e-mail, telefone (opcional, do Gestor) — usado para contato e para eventuais avisos futuros (por exemplo, SMS ou WhatsApp) —, senha (armazenada apenas em forma de hash, nunca em texto), papel de acesso (Gestor, Colaborador, Cliente), data de aceite destes documentos e a data do último acesso à conta (sem IP, aparelho nem páginas visitadas). Se você ligar a verificação em duas etapas, guardamos o segredo do seu aplicativo de autenticação (criptografado) e os códigos de recuperação (só o hash, nunca o código). Nos dados de operação do Espaço (salas, preços, itens, cadastro de clientes e pacotes), guardamos também qual conta criou, alterou ou excluiu o registro e quando, para apurar mudanças e proteger o Espaço; essa informação é técnica e não aparece nas telas. Além disso, o Gestor pode consultar, por seis meses, o registro de atividades da equipe do seu Espaço (o que cada pessoa da equipe criou, alterou ou excluiu, e quando), sem valores nem dados dos clientes.
• Cadastro do cliente do Espaço (informado pelo Gestor): CPF ou CNPJ, endereço, telefone, atividade e documentos anexados (por exemplo, comprovantes). Se o seu Espaço atender clientes que exijam dado sensível (por exemplo, saúde, em consultórios e clínicas), o Gestor — controlador desses dados — é responsável por ter base legal própria para tratá-lo (art. 11 da LGPD) antes de anexá-lo ao cadastro. Recomendamos não anexar documento com dado de saúde ou outro dado sensível além do estritamente necessário para a prestação do seu serviço.
• Espaço e operação: nome, CPF/CNPJ e endereço do Espaço; salas, preços, horários; reservas (datas, valores, forma e situação do pagamento, comprovantes; horário de entrada e de saída da sala, quando a pessoa faz check-in/out pelo QR); serviços adicionais com preço; lançamentos da comanda (item, quantidade, valor, situação, quem lançou, recebeu ou cancelou, com data e hora, e o motivo dos cancelamentos), inclusive os itens que o cliente pede ao reservar; cobranças (cliente, período, itens incluídos e total); as regras de cobrança e os itens recorrentes combinados com cada cliente (desconto, sem custo, franquia por ciclo e cobranças mensais) e a categoria de cliente que agrupa essas regras; os resumos fiscais (cliente, período, itens incluídos, total e a marca de “incluído em resumo”, com os dados cadastrais do cliente usados como tomador); e o histórico dos arquivos de remessa de boletos gerados, que contêm nome, CPF/CNPJ e endereço dos clientes que pagam por boleto.
• Dados bancários do Espaço (banco, agência, conta, convênio), usados só para gerar o arquivo de remessa e o boleto em PDF. Agência, conta e convênio ficam criptografados no banco de dados.
• Integração com o Google Agenda (opcional): e-mail da conta Google, agenda escolhida e um token de renovação (criptografado) que permite criar e remover eventos.
• Dados técnicos: cookie de sessão de login e registros de erro do servidor (rota, mensagem e horário), sem conteúdo de formulários, e registro temporário das tentativas de login e de redefinição de senha (e-mail e endereço IP), guardado por até 24 horas para proteger a conta contra tentativas em excesso. Também guardamos, por seis meses, um registro de segurança com o tipo do evento (entrada na conta e tentativa que falhou, definição e pedido de nova senha, desativação, reativação e exclusão de conta, conexão do Google, verificação em duas etapas, alteração de dados bancários, geração de remessa, exportação de dados e abertura, pela equipe do Espaço, de um documento anexado ao cadastro do cliente, guardando só o tipo do documento), a data e o endereço IP, como registro de acesso à aplicação (Marco Civil da Internet, art. 15) e para investigar incidentes de segurança. Esse registro nunca guarda senha nem o e-mail digitado, e não aparece nas telas.

4. Para que usamos e em que base legal

• Prestar o serviço (criar conta, controlar acesso, registrar reservas e itens da comanda, calcular valores e fechamentos de cobrança, enviar e-mails de confirmação, avisos e convites) — execução de contrato e procedimentos preliminares (LGPD, art. 7º, V).
• Segurança e prevenção a fraudes, e registro de erros para corrigir defeitos — legítimo interesse (art. 7º, IX).
• Acompanhar o volume de uso da plataforma (quantas contas de cada tipo, em cada Espaço, acessaram em 24 horas, 7 e 30 dias). A equipe vê apenas essas contagens, nunca quem acessou nem o que fez (em um Espaço com poucas contas, a contagem pode indicar uma pessoa, e por isso ela é usada só para acompanhar o uso) — legítimo interesse (art. 7º, IX).
• Cumprir obrigações legais e regulatórias (art. 7º, II) e exercer direitos em processos (art. 7º, VI).
• Conectar sua agenda do Google — consentimento, dado por você ao autorizar o acesso, e que pode ser retirado a qualquer momento (art. 7º, I).
• Contatar o Gestor pelo telefone informado (campo opcional), para avisos sobre a conta e o uso do serviço (por exemplo, pendência de pagamento) — consentimento (art. 7º, I), dado ao informar o telefone voluntariamente e retirável a qualquer momento (basta apagar o número em Espaço > Dados). Se um canal adicional vier a ter finalidade de divulgação no futuro, pediremos consentimento específico antes.

Não vendemos dados pessoais, não os usamos para publicidade de terceiros e não fazemos decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos sobre você.

5. Com quem compartilhamos

Usamos fornecedores (operadores) estritamente para operar o serviço:

• Vercel (hospedagem da aplicação) e Neon (banco de dados);
• Resend (envio de e-mails do sistema) e Zoho Mail (caixa de e-mail da nossa equipe);
• Telegram (aviso interno e imediato à nossa equipe sobre eventos operacionais — por exemplo, novo Gestor cadastrado, mudança ou cancelamento de plano, pedido de inclusão de banco, e erros do servidor): quando o evento é sobre a sua conta, o Telegram recebe o seu nome e e-mail; quando é um erro do servidor, recebe a rota, o método, a mensagem do erro e um trecho da pilha de execução (stack trace), que eventualmente pode conter algo que você digitou em um formulário;
• ViaCEP e BrasilAPI (consulta pública de CEP para preencher o endereço): recebem somente o número do CEP digitado, sem nome nem outro dado;
• Cloudflare (verificação de segurança Turnstile, para distinguir pessoas de robôs no login e na recuperação de senha): quando o desafio aparece, o Cloudflare recebe o endereço IP e sinais técnicos do navegador, sem o seu e-mail nem a sua senha;
• Google, somente se você conectar a sua agenda;
• Asaas (processamento da sua assinatura do RoomAlly — plataforma brasileira de pagamentos): recebe nome, e-mail, telefone (se informado), CPF/CNPJ e os dados de pagamento (cartão, boleto ou Pix) informados por quem assina um plano pago, para cobrar e confirmar o pagamento; o RoomAlly não vê nem guarda o número do cartão. Não se aplica aos pagamentos da reserva da sala, que o Gestor e o cliente acertam entre si (item 5 dos Termos de Uso).

O banco de dados e a função que executa a aplicação ficam em São Paulo (Brasil). Alguns fornecedores processam dados fora do Brasil (por exemplo, o envio de e-mails do sistema, pela Resend, nos Estados Unidos; a caixa de e-mail da nossa equipe, pelo Zoho Mail; os avisos internos de operação e de erros do servidor, pelo Telegram; e partes da infraestrutura global da hospedagem, como DNS e distribuição de conteúdo estático). Essas transferências são necessárias para prestar o serviço contratado (LGPD, art. 33, IX) e limitamos o compartilhamento ao necessário. Também podemos compartilhar dados com autoridades quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

6. Dados obtidos das APIs do Google

Se você conectar sua agenda, o RoomAlly solicita os escopos calendar.events (criar e remover os eventos das reservas na agenda que você escolher) e calendar.calendarlist.readonly (listar suas agendas para você escolher), além de identificar o e-mail da conta. Usamos esses dados somente para criar e remover os eventos das reservas e para mostrar a lista de agendas; não lemos o conteúdo dos seus outros eventos, não os usamos para publicidade e não os transferimos a terceiros, salvo para prestar o serviço ou por obrigação legal.

O uso e a transferência, para qualquer outro aplicativo, das informações recebidas das APIs do Google pelo RoomAlly obedecerão à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

Você pode desconectar a agenda a qualquer momento no botão Desconectar, no início do RoomAlly (o acesso é revogado no Google e o token é apagado), ou em myaccount.google.com/permissions.

7. Segurança

• Conexão protegida por HTTPS.
• Senhas guardadas apenas como hash; dados bancários e tokens do Google criptografados (AES-256-GCM).
• Acesso por papel: cada usuário só vê o que o seu perfil permite, e cada Espaço só acessa os próprios dados — nunca os de outro Espaço.
• Verificação em duas etapas opcional (código do aplicativo de autenticação, com códigos de recuperação de uso único), obrigatória para a equipe da plataforma, e verificação de segurança (Cloudflare Turnstile) contra tentativas automatizadas de acesso.
• Documentos, comprovantes e fotos de sala em armazenamento privado, acessíveis só a quem tem permissão.
• Registro de quem enviou, trocou e abriu cada comprovante e de quem marcou a reserva como paga, com data e hora (trilha de auditoria da reserva).
• Registro do check-in e do check-out de cada reserva (quem fez, data e hora), feitos pela própria pessoa ao escanear o QR da sala.
• Registro de quem lançou, pagou ou cancelou cada item da comanda e cada cobrança, e de quem gerou ou desfez cada resumo fiscal, com data e hora e o motivo dos cancelamentos.
• Alertas de erro para nossa equipe e cópias de segurança do banco de dados.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes; se ocorrer um que possa causar risco ou dano relevante, comunicaremos os titulares e a ANPD conforme a LGPD.

8. Por quanto tempo guardamos

• Enquanto a conta ou a licença do Espaço estiver ativa e pelo tempo necessário para cumprir obrigações legais.
• Colaboradores e clientes sem reservas podem ser excluídos pelo Gestor: os dados cadastrais e os documentos anexados são apagados. Clientes com histórico de reservas podem pedir a eliminação dos dados em Meus dados; o Espaço atende em até 15 dias anonimizando o cadastro (apaga nome, e-mail, telefone, documento, endereço, arquivos e o acesso), e as reservas e cobranças ficam sem identificar a pessoa, porque a lei manda guardar o registro financeiro (em geral, por 5 anos, conforme a legislação civil e tributária aplicável). Se houver cobrança em aberto ou contrato em andamento, o Espaço pode manter os dados até resolvê-los, para exercer seus direitos. O histórico das remessas de boletos, da comanda, dos fechamentos de cobrança e dos resumos de nota fiscal é mantido junto com o registro financeiro do Espaço.
• Após o encerramento do Espaço — seja por cancelamento voluntário da assinatura, seja por falta de pagamento não regularizada (item 5 dos Termos de Uso) —, apagamos ou anonimizamos os dados em até 90 dias, salvo obrigação legal de guarda. Durante esse prazo, a exportação dos dados do Espaço continua disponível em Meus dados. Ao aceitar estes Termos, o Gestor, como controlador dos dados dos seus clientes, instrui previamente o RoomAlly (operador) a realizar essa anonimização automática ao fim do prazo acima, dispensando confirmação adicional a cada encerramento.

9. Seus direitos

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários; portabilidade; informação sobre com quem compartilhamos; eliminação dos dados tratados com consentimento; revogação do consentimento; e revisão de decisões automatizadas.

Você mesmo pode baixar os seus dados (acesso e portabilidade) em Meus dados, dentro do aplicativo, em planilhas que abrem no Excel (com os documentos do cadastro, se quiser); o Gestor também exporta os dados do Espaço. Cliente pode pedir a exclusão dos próprios dados na mesma tela. Cada download e cada pedido ficam no registro de segurança.

Para exercer seus direitos, escreva para admin@roomally.com.br. A confirmação de que tratamos os seus dados e o acesso simplificado são atendidos de imediato; a declaração completa e os demais pedidos, em até 15 dias (art. 19 da LGPD). Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

10. Cookies

Usamos apenas um cookie essencial de sessão, necessário para manter você logado (a sessão expira após 30 minutos de inatividade). O navegador também guarda localmente preferências de interface, como ter dispensado o convite para instalar o aplicativo e quantas vezes você abriu cada seção do menu (para mostrar na barra do celular as que você mais usa); elas ficam só no seu aparelho, não são enviadas a nós nem usadas para rastreamento. Não usamos cookies de publicidade nem de rastreamento de terceiros.

11. Crianças e adolescentes

O RoomAlly é destinado a profissionais e empresas e não se dirige a menores de 18 anos. Se o Gestor cadastrar como colaborador um adolescente (por exemplo, na condição de aprendiz, conforme a Lei nº 10.097/2000), o Gestor é responsável por obter o consentimento de ao menos um dos pais ou do responsável legal para o tratamento dos dados dele, conforme o art. 14 da LGPD.

12. Alterações desta Política

Podemos atualizar este documento. Mudanças relevantes serão comunicadas por e-mail ou no próprio sistema, e a data acima sempre indicará a versão em vigor.

13. Contato

Dúvidas ou solicitações: admin@roomally.com.br. Veja também os Termos de Uso.